Notas de Cargo por devolución

Antecedentes

Suele ser común en algunas organización que realizan la venta de artículos de inventario y que como resultado de ello en algunas ocaciones el cliente realiza la devolución de artículos y por tal motivo se puedan generar cargos por devoluciones cuando la razón es imputable al cliente.

¿Como generar las notas de cargo?

Realmente las notas de cargo en Netsuite son Facturas de cliente. Primeramente es conveniente utilizar el proceso nativo de autorización de devolución, una vez que se ha aprobado la devolución, se genero la entrada de mercancía a almacén y finalmente se realiza el reembolso (nota de crédito). Es de la nota de crédito donde podemos generar de manera automática con un botón que cree la factura del cliente por un porcentaje especifico del total de la nota de crédito creada.

¿Cómo podemos ayudar?

Netsuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Facturar Anticipos de Clientes

Antecedentes

En el mercado mexicano es muy común encontrarnos con el escenario donde para la venta de artículos de inventario principalmente los serializados o de lote,  el cliente nos da un anticipo para poder aprobar y completar una orden de venta de contado.  Pero cuando se genera este anticipo por parte del cliente nos solicita facturar y timbrar ese monto, y dado que no se cuenta con el número de serie/lote no es posible emitir la factura final.

Detalle_anticipo

¿Como facturar anticipos de clientes?

Generalmente para el manejo de este escenario podemos generar una factura de cliente desde la orden de venta donde podamos definir el anticipo en porcentaje (%) o monto ($) que se va a facturar bajo el concepto de anticipo, pero cuando registramos el pago de la factura de anticipo, por ende el saldo del cliente no refleja el anticipo como tal ya que quedaría saldada la factura de anticipo. Por tal motivo para considerar el anticipo es importante tener un registro del monto que el cliente tiene a favor y que cuando finalmente se realice la factura de mercancía poder descontar el monto por concepto de anticipo.   

De esta manera podremos tener registro del saldo de los anticipos de cada cliente.

factura_anticipo

¿Cómo podemos ayudar?

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Resultados repetidos en búsquedas de Diarios

Antecedentes

Las búsquedas guardadas es una de las funcionalidades mas usadas de NetSuite, sin embargo, existen algunas consideraciones, una de ellas, es que al realizar búsquedas de Diarios NetSuite repite el resultado tantas veces como cuentas se afecten en la transacción y aunque existe el filtro Linea principal dicho filtro no funciona con los diarios.

¿Cómo obtener un solo resultado?

Añadir un filtro Fórmula (numérica): ID de línea es 0

Antes
Captura de pantalla de 2015-02-20 16:08:35

Después
Captura de pantalla de 2015-02-20 16:09:40

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Compartir calendario con Google Calendar

Antecedentes

NetSuite permite a los empleados registrar sus actividades diarias con el fin de que se le pueda dar seguimiento a su desempeño en la empresa. Esto también permite que el usuario recuerde fácilmente las tareas que debe realizar y los eventos a los que tiene que asistir en el futuro. Es muy común que en algunas empresas se utilicen programas o aplicaciones como agendas, por lo que no está de más poder sincronizar o compartir el calendario de NetSuite y tener todo en un mismo lugar. La manera más sencilla de hacerlo es sincronizando el calendario con Google Calendar.

¿Como compartir mi calendario de NetSuite con Google Calendar?

Sabemos que existe un módulo para sincronizar NetSuite con Outlook, pero hay quienes prefieren utilizar otras herramientas y tal vez se preguntarán ¿Se puede sincronizar el calendario con otra aplicación?. La respuesta es sí, es posible sincronizar nuestro calendario con otra herramienta muy popular: Google Calendar. NetSuite permite compartir el calendario de una manera muy sencilla. Lo que se tiene que hacer es, dentro del panel de control de Actividades, acceder a Preferencias del calendario y en la pestaña preferencias, marcar el calendario que se desea compartir, público o privado. Al seleccionar el calendario se generará una dirección URL que deberán copiar y pegar en el campo Añadir calendario de Google Calendar.

Preferencias de calendario
Preferencias de calendario
Compartir calendario
Seleccionar calendario a compartir
Añadir a Google Calendar
Añadir a Google Calendar

¿Cómo podemos ayudar?

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Prefijos en la búsqueda global de NetSuite

Antecedentes

Constantemente tenemos que hacer búsquedas de información que fue almacenada en el sistema anteriormente. En Netsuite es común buscar diferentes tipos de transacciones como lo son Ordenes de Venta, Facturas, Pagos, Notas de Crédito, etc, utilizando el número o id como referencia. Sin embargo, en ocasiones nos encontramos con que necesitamos encontrar la Factura 120, pero también existe la Estimación 120 y el Pago 120, e incluso tenemos otros registros con numeración similar. ¿Cómo podemos optimizar esa búsqueda para llegar al resultado específico rápidamente?

¿Como buscar una transacción específica?

Día a día se registran transacciones, se dan de alta proveedores, clientes y la base de datos va creciendo sin darnos cuenta. En algún momento es necesarios realizar una búsqueda de alguno de esos registros, lo cual se vuelve algo tedioso debido a que se obtienen muchos resultados similares y para poder encontrar el que se requiere se tiene que escribir “Orden de Venta 150”, por ejemplo.

Para optimizar la búsqueda se puede hacer uso de prefijos que indican el tipo de registro o transacción que desea encontrar. Por ejemplo, estamos buscando la Factura 42, pero al poner “42” en la búsqueda aparecen también la Orden de Venta 42, Pago 42, Diario 42, Orden de Compra 42, Proveedor 42, etc. Para evitar escribir “Factura 42” completo y encontrar el registro más rápido, podemos poner “Fac: 42” y la búsqueda solo arrojará el resultado específico.

Prefijo-en-búsqueda

¿Cómo podemos ayudar?

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Limitar acceso a campos personalizados

Antecedentes

Es común que en NetSuite se requiera limitar el acceso a ciertos campos, generalmente se opta por crear un formulario, sin embargo puede llegar un momento en el que acabamos con una gran cantidad de formularios que a larga harán dif’icil el continuo mantenimiento y/o personalización.

Esto nos sucedió con un cliente, que en el mismo departamento tenia al menos 3 niveles jerárquicos (a mayor nivel, mayor la información disponible), entonces partieron de 3 formularios, luego conforme las necesidades fueron cambiando, se añadieron más campos, más limitantes y por ende más formularios.

¿Cómo limitar los campos personalizados?

En la pestaña “Acceso” en la creación/edición de campos personalizados podemos definir que rol, departamento, y subsidiaria pueden acceder (así como el tipo de acceso: ninguno, ver o editar)  al campo, de esta forma se puede añadir campos y definir su acceso sin necesidad de crear múltiples formularios para el mismo registro.

Ejemplo practico: el gerente de compras puede editar el contrato de un proveedor y un asesor de compras solamente puede verlo (se asume que el contrato es un archivo).

¿Cómo podemos ayudar?

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