Keyboard Shortcuts

antecedentes

En muchas ocasiones es de gran ayuda el poder contar con algunos atajos que nos permitan realizar ciertas acciones dentro del sistema ya que muchos de los usuarios venimos de una escuela de sistemas manejados por comandos y por ende utilizar mayormente el teclado a diferencia del mouse.

¿Que keyboard shortcuts existen?

  • En mi parecer uno de lo atajos mas utilizado puede ser el Alt+G con el cual nos lleva directamente al motor de búsqueda global.
  • En los campos numéricos es posible realizar sumas y restas, es decir, podemos ingresar “10+15″ y directamente nos dará el resultado “25”.
  • Con la tecla Tab podemos movernos entre campos y botones. Con la barra espaciadora podemos marcar o desmarcar una casilla de verificación.
  • Presionando la tecla en los campos de fecha nos ingresa automáticamente el día de hoy, y con la combinación de Shift+T se ingresa la fecha de mañana.
  • Cuando estamos en algún formulario de transacción y queremos cambiar de sub ficha, cada una de ellas tiene subrayada una letra que manteniendo presionado la tecla Alt más la letra de la sub ficha y el cursor aparecerá en el primer campo de la sub ficha.
  • Finalmente uno que puede ser ya conocido y el poder abrir un elemento en una nueva ventana/pestaña dando clic derecho en el elemento o acción.

Existen algunos mas atajos que puedan ser útiles aunque no con tanta frecuencia.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Consolidación de proveedores para multiples subsidiarias.

Antecedentes

En la versión de Netsuite 2015.1 permitió finalmente el poder compartir el registro de un proveedor entre varias subsidiarias. Antes de esta mejora, cada subsidiaria tenía que tener el proveedor creado como un registro independiente. Por ejemplo, si en un grupo de 10 subsidiarias, existía el proveedor “A”, entonces el mismo proveedor tenía que ser creado 10 veces (asumiendo que todas las subsidiarias interacturan con el proveedor). El tener estado de cuenta total del proveedor con todas las subsidiarias implicaba realizar consultas o reportes y todo esto lo volvía poco práctico.

Como funciona y como migrar a este modelo.

La nueva funcionalidad de consolidación de proveedores permite ahora que un mismo proveedor sea compartido en todas las subsidiarias, independiente de la moneda. Adicional, permite que en registro de artículos se pueda definir el proveedor como preferido y al mismo tiempo pre definir los precios de compra. Bastante bien¡.

En Netsuite 2015.1 es posible compartir el registro de un proveedor en varias subsidiarias.
En Netsuite 2015.1 es posible compartir el registro de un proveedor en varias subsidiarias.

Ahora bien, ¿qué sucede cuando ya tenemos Netsuite One World funcionando y ahora tenemos que consolidar todas las transacciones en un solo registro? Este escenario se ha presentado con varios de nuestros clientes. ¿Como podemos ahora operar con un solo registro de proveedor compartido en lugar de seguir con un registro de proveedor por subsidiaria? Netsuite ofrece alternativas de fusionar registros de proveedores, pero por la naturaleza de esta mejora, no es posible realizar una fusión. La forma que hemos encontrado es realizando una carga inicial con el nuevo proveedor o bien sobre el registro de proveedor que tenga más transacciones. Mediante la descarga y actualización de registros es posible simplificar el proceso de migración a este nuevo modelo.

Tip Adicional: Una vez que realicemos la migración, es importante inactivar los registros de proveedores anteriores. Para realizar una inactivación completa y evitar transacciones, adicional a la inactivación de Netsuite, es posible modificar la configuración y evitar que por error se asignen transacciones a un proveedor inactivo.

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Preferencias Generales & Parámetros personalizados

Antecedentes

Las Preferencias generales de NetSuite como su nombre lo indica, son preferencias generales disponibles para todas las subsidiarias y empleados, las cuales indican o establecen los parámetros con los que la cuenta de NetSuite va a funcionar. Sin embargo, es común, que al implementar NetSuite surjan procesos personalizados que requieran parámetros, un error común es dejar estos parámetros en Hard Code, ahora te mostramos como crear preferencias generales personalizadas y utilizarlos como parámetros para los procesos.

¿Como crear preferencias generales personalizadas?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir al Script deseado.
  2. Clic en la pestaña Parámetros
  3. Clic en Nuevo parámetro
  4. Ingresar la información solicitada (es indispensable seleccionar Empresa en el campo Preferencia)
  5. Guardar
param
Parámetro del Script
prefere
Preferencia general creada a través de parámetro de Script.

Importante: es probable que nuestros Scripts compartan parámetros, y para esos casos recomendamos lo siguiente:

  1. Crear un Script tipo Suitelet 
  2. Implementar el Script (marcar la opción Disponible sin inicio de sesión)
  3. Crear todos los parámetros genéricos a compartir.
  4. Utilizar el siguiente código fuente:
    •   
      //El siguiente código fuente regresara TODOS los parámetros del script.
      //returnBlank es una función de ejemplo; asegura que el dato no sea null o undefined
      //Base64 es una función de ejemplo; manipula el Base 64
      var context		= nlapiGetContext();
      var scriptId		= returnBlank(context.getScriptId());
      var script_filters	= new Array();
          script_filters.push(new nlobjSearchFilter('scriptid',null,'is',scriptId));
      var script_results	= returnBlank(nlapiSearchRecord('script', null, script_filters, null));
      var script_id		= script_results[0].getId();
      var script_record	= nlapiLoadRecord('script', script_id);
      var parameter_lines	= script_record.getLineItemCount('parameters');
      var data				= new Object();
      for(var i=1;i<=parameter_lines;i++)
      {
      	var param_name	 = script_record.getLineItemValue('parameters', 'internalid', i);
      	var param_value  = returnBlank(context.getSetting('SCRIPT', param_name));
      	data[param_name] = param_value;
      }
      data	= JSON.stringify(data);
      data	= Base64.encode(data);
      response.write(data);
      
  5. Hacer un Request a dicho Script  cada que sea necesario.
    • Nota: El Request regresará una cadena codificada en Base 64 por lo que se tendrá que decodificar y posteriormente convertir en un objeto JSON

¿Cómo podemos ayudar?

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Solicitud de Viáticos Empleados

Antecedentes

Para toda organización es indispensable el manejo de los gastos asociados a viajes u otros gastos diversos que pueden realizar los empleados y para ello Netsuite cuenta con la opción de generar los informes de gastos por empleado lo que nos permite registrar los gastos una vez ejecutados. Pero para algunas organizaciones por proceso primeramente se tiene que realizar una solicitud de gastos (principalmente de viajes) y realizar un flujo de aprobación para poder generar una transferencia o cheque al empleado.

¿Como crear una solicitud de viaticos?

Para la solicitud de viáticos se puede administrar con dos registros personalizados; uno que contiene la información general de la solicitud, como el nombre del empleado, las fechas del viaje, motivo del viaje etc, y otro registro de nivel inferior que controla el detalle de los gastos, como son la fecha, concepto e importe.

Con esto el usuario puede capturar su información y definir un workflow que permite realizar las aprobaciones de la solicitud de viáticos. De ser necesario una impresión de la solicitud mediante un script se puede crear un formato PDF customizable.

solicitud_viaticosCon esto el usuario puede capturar su información y definir un workflow que permite realizar las aprobaciones de la solicitud de viáticos. De ser necesario una impresión de la solicitud mediante un script se puede crear un formato PDF customizable.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Suite GL: Primeras impresiones.

Antecedentes

En la versión de Netsuite 2015.1 se presentó la primer versión de lo que llamaron Suite GL. Básicamente es la primera vez en que Netsuite permite realizar modificaciones al impacto contable de las transacciones. De forma tal que si el registro de contabilidad no es el requerido para cumplir con NIF o los requerimientos fiscales, en teoría Suite GL debería de ser una alternativa.

Expectativas y aplicación de Suite GL.

Antes de SuiteGL, para poder tener los efectos contables adecuados en las transacciones, era necesario realizar pólizas de diario para reclasificar los efectos contables. Por ejemplo, la ganancia o perdida cambiaría al realizar cobros a clientes o pagos a proveedores, Netsuite de forma nativa lo envía y netea en una sola cuenta contable. Contablemente es incorrecto, ya que las ganancias y perdidas cambiarias deben de reflejarse como tal en cuentas separadas, no el neto en una sola.

 En el pasado, esa reclasificación implicaba realizar al menos una póliza de diario al final del periodo o bien realizar un pequeño script que adicional al impacto contable de Netsuite generase una póliza adicional de reclasificación.

Con SuiteGL por fin tendremos oportunidad de agregar líneas (que no modificar) al impacto contable de Netsuite. En el ejemplo anterior, dentro del mismo impacto nativo de Netsuite, es posible agregar líneas adicionales, que en este caso, retiren el efecto nativo de Netsuite y clasifiquen adecuadamente.

Adicional a este beneficio, Netsuite simplifica el proceso ya que el Plug In, realiza toda la lógica, reduciendo el esfuerzo de la creación de scripts. Además se puede configurar para alguna subsidiaria en particular.

Suite GL

Configuración de implementación de Suite GL

En nuestras primeras pruebas, encontramos que Suite GL nos va a ayudar a simplificar reclasificaciones de IVA, reclasificación de costos, de ganancias/perdidas cambiarias, diferimientos, entre otros.

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Configuración: Expandir listas de cuentas

Antecedentes

De manera predeterminada NetSuite restringe el uso de cuentas según su tipo, decir, en el apartado de Gastos de las facturas de proveedor, ordenes de compra, cheques, etc, sólo se pueden introducir cuentas de tipo Gasto Otro gasto, esto para algunas empresas representa más un impedimento en sus procesos que una validación que agregue valor, sin embargo, podemos desactivar dicha validación.

¿Como desactivar la validación de tipos de cuenta?

Es una preferencia de contabilidad muy fácil de desactivar, solo hay que ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad
  2. Clic en la pestaña General
  3. Desmarcar la casilla de verificación EXPANDIR LISTAS DE CUENTAS

Captura de pantalla de 2015-04-13 11:27:17

Importante: hay que tomar en cuenta que una vez realizada esta configuración , el usuario podrá afectar de manera incorrecta la contabilidad, por ejemplo, ingresar un “gasto” en una cuenta de tipo Ingresos o Bancos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Despliegue de listas

ANTECEDENTES

Uno de los campos más utilizados en NetSuite son los de tipo lista. Las listas nos permiten seleccionar un elemento de una serie de opciones que se despliegan al dar clic en el campo. Existen dos maneras en que se pueden desplegar los elementos de una lista.

¿cuales son los tipos de despliegue de las listas?

Las listas se pueden desplegar de dos maneras: sencillo y con ventana emergente. El despliegue sencillo es el más común y que simplemente con dar clic en el campo se muestran los elementos que conforman la lista. El despliegue con ventana emergente, como su nombre lo dice, muestra los elementos de la lista en una ventana tipo pop-up la cual contiene también un buscador. La diferencia reside en el máximo de entradas de elementos desplegables establecido en las preferencias de NetSuite.

Lista Simple
Despliegue Sencillo
Lista Emergente
Despliegue Emergente
Lista Emergente desplegada
Despliegue Emergente completo
Configuración de listas
Configuración de listas

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