TERMINACIÓN DE UN EMPLEADO EN LA EMPRESA

antecedentes

En el transcurrir de las organizaciones suele haber rotación del personal y por ello cuando el empleado deja la compañía primeramente quitamos el acceso al usuario y posteriormente tratamos de eliminación el usuario, lo que muchas veces no es posible porque al intentar hacerlo nos marca un error indicando que tiene registros relacionados los cuales pues a veces estos mismos no son posibles de eliminar o simplemente no pretendemos eliminar, por lo que se recurre a reemplazar los datos de la cuenta por un nuevo usuario para conservar los permisos y roles del empleado anterior lo que no es la mejor practica ya que en el historial aparecerá muchos movimientos y registros que realizó el usuario anterior pero con el nombre del nuevo usuario.

¿COMO MODIFICAR EL REGISTRO DE UN EMPLEADO CUANDO DEJA LA EMPRESA?

Cuando un empleado deja la empresa, se debe modificar el registro del empleado para reflejar la fecha de terminación y eliminar cualquier rol de usuario otorgado anteriormente y permisos de acceso. También puede desactivar el registro del empleado si desea evitar que aparezca en las listas o como opciones en cualquier lugar de su cuenta.

Para modificar el registro de un empleado despedido:

  1. Ir a Listas> Empleados> Empleados.
  2. En la lista de empleados, haga clic en Editar junto al nombre del empleado despedido.
  3. Haga clic en la sub-pestaña Recursos humanos.
  4. En el campo Fecha de terminación, introduzca última fecha de empleo de esta persona.
  5. Haga clic en el sub-pestaña Acceso.
  6. Retire todos los permisos de acceso y funciones de usuario asignadas.
  7. Haga clic en la sub-pestaña Información del sistema y luego marque la casilla Inactivo si no desea que el registro de esta persona aparezca en las listas o como opciones en cualquier lugar en su cuenta.
  8. Modifique los campos adicionales en el registro de empleado según sea necesario.
  9. De clic en Guardar.

Para ver los registros de empleados inactivos o reactivarlos, vaya a Listas> Empleados> Empleados, y marque la casilla Mostrar Inactivos.

NOTA: Es posible que podamos desactivar automáticamente el registro de un empleado, simplemente ponemos una fecha futura en el campo Fecha de Terminación y el sistema al llegar ese día desactivara al usuario de manera automática. En dado caso que en dicho campo pongamos la fecha actual o una fecha previa al momento de guardar de igual manera de desactivara el usuario.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

ELIMINACIÓN DE CUENTAS

ANTECEDENTES

En algunos escenario por cambios en la organización o simplemente por ajustes realizados por el área de Finanzas (Contabilidad) se requiere hacer ajustes en el plan de cuentas por lo que se puede personalizar su plan de cuentas para que sea más fácil de usar ó puede hacer esto mediante la eliminación de las cuentas que nunca se usan o inactivando cuentas que no se están utilizando actualmente.

 

Para eliminar o desactivar las cuentas:

  1. Vaya a Configuración > Contabilidad > Plan de cuentas.
  2. Seleccione la casilla Mostrar inactivos. Su plan de cuentas se actualiza y se agregan una columna Inactivo y una columna Eliminar.
  3. Para las cuentas que desea eliminar o desactivar, seleccione las casillas en las columnas correspondientes.Las cuentas que tienen la palabra No en la columna Eliminar no se pueden eliminar de su plan de cuentas.
  4. Haga clic en Enviar.

IMPORTANTE:  Si recibe una advertencia de que una cuenta no se puede eliminar porque está asociada a una transacción o entidad secundaria, es necesario eliminar todas las transacciones asociadas a la cuenta antes de eliminarla. Puede hacer una búsqueda de transacciones filtrada por la cuenta para revisar las transacciones asociadas. Si no puede eliminar estas transacciones, puede marcar la cuenta como inactiva en lugar de eliminarla.

Muchas cuentas no se pueden eliminar. Puede eliminar una cuenta si no hay actividad en ella y si la cuenta no es obligatoria en NetSuite. Por ejemplo, la cuenta Órdenes de venta sin contabilización no se puede eliminar ya que NetSuite utiliza esta cuenta para las órdenes de ventas. Además, algunas cuentas no se pueden eliminar ya que son obligatorias para la generación de informes. Los informes están codificados con estas cuentas, por lo que NetSuite no permite a los usuarios eliminarlas, solo pueden desactivarlas.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Borrado Masivo de Registros

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear las transacción que realizan cada una de las áreas de la empresa, al final todas esas transacciones deberán ser borradas, fácil, si, pero tedioso, más si hablamos de algunas 100 transacciones, existe una manera de automatizar/facilitar este proceso, un Script tipo actualización masiva.

¿Cómo borrar masivamente registros?

Simplemente hay que seguir estos pasos:

  1. Crear un Script tipo “Actualización masiva”.
  2. Utilizar el siguiente código fuente:
    • function DeleteRecord(recordType, recordId)
      {
          try
          {
              nlapiDeleteRecord(recordType, recordId);
          }
          catch(error)
          {
              //logica de manejo de errores.
          }
      }
      
  3. Implementar el Script en el tipo de registro a borrar.
  4. Ir a Listas > Actualización masiva > Actualizaciones masivas > Actualizaciones personalizadas
  5. Seleccionar el tipo de registro y el Script creado en el paso 1
  6. Introducir “criterios” y “resultados”
  7. Presionar el botón Vista previa
  8. Presionar el botón Ejecutar actualización
  9. Repetir los pasos 3 – 8 hasta completar el borrado de registros.

Nota: la solución arriba implementada funciona tanto en registros personalizados como en Nativos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Borrado de Roles Personalizados

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear los roles que los empleados usaran, al final seguramente algún rol no será utilizado, por lo que debería ser borrado, esto sólo es posible solo sí ningún empleado ha ingresado al sistema usando este rol, de lo contrario el rol no se podrá borrar debido a los registros dependientes (registro de inicio de sesión del sistema).

Solución alternativa

Simplemente marcar el rol como inactivo. Actualmente existe existe la votación para el Enhancement #- 133734.

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Búsquedas Guardadas: Tipo de Cambio Consolidado

Antecedentes

Las búsquedas guardadas siempre arrojan los importes en la moneda base del sistema/subsidiaria, que usualmente es  pesos (MXN), sin embargo con un cliente de presencia internacional, la moneda base del sistema era dolares (USD) y la moneda base de la subsidiaria era pesos (MXN), lo que hacia que los resultados de la búsqueda “extraños”, esto se debe a la preferencia seleccionar en “TIPO DE CAMBIO CONSOLIDADO”, por default NetSuite usa “Por cuenta”, lo cual significa que utilizara el tipo de cambio consolidado entre la moneda base del sistema y la moneda base de la subsidiaria.

¿Cómo obtener resultados en la moneda base de la subsidiaria?

En la preferencia “TIPO DE CAMBIO CONSOLIDADO” debemos seleccionar “Ninguno”.

Citemos el ejemplo, tenemos una factura de cliente de $13,895.87 con un tipo de cambio 15.3235

Antes

antes_tipo_cambio_consolidado
Tipo de cambio consolidado: Por cuenta

Después

despues_tipo_cambio_consolidado
Tipo de cambio consolidado: Ninguno

Nota: esta preferencia funciona incluso para casos donde la moneda base del sistema y la de la subsidiaria es la misma.

¿Cómo podemos ayudar?

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CONTABILIDAD ELECTRONICA: BANCO EMISOR EXTRANJERO

ANTECEDENTES

Dentro de la contabilidad electrónica cuando se trata relacionar el detalle de los cheques/transferencias hacia proveedores extranjeros para los cuales se vuelve obligatorio/requerido tanto Banco Emisor Nacional y Banco Emisor Extranjero. En el caso para Banco Emisor Nacional existe un catalogo definido por SAT y para el Banco Emisor Extranjero poder expresar el nombre.

¿como definir banco emisor?

Cuando se trata de un proveedor extranjero cuando mayormente se utilizara el campo Banco Emisor Extranjero, primeramente se puede seleccionar en el campo Banco Emisor Nacional el valor 999 N/A que es valido y cumple con el requisito de ser requerido para poder registrar el nombre del banco extranjero en el campo Banco Emisor Extranjero.

BancoEmisorExtranjero

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