Evitar que el tipo de cambio actualice toda la contabilidad en Netsuite.

ANTECEDENTES

Netsuite es una herramienta global que permite el manejo de múltiples monedas. Utiliza una monda base contra la cual podemos registrar un tipo de cambio y que las transacciones en moneda extranjera se reflejen adecuadamente. El tipo de cambio se puede modificar por transacción y esto es realmente útil, pero si no se configura adecuadamente, el tipo de cambio utilizado en una transacción se puede fijar como tipo de cambio para ese día para toda la contabilidad generando severas inconsistencias en la información. En términos contable, realizaría una actualización de transacciones con el tipo de cambio incorrecto.

¿cuando se presenta el mensaje?

El mensaje ocurre al momento de realizar una transacción, por ejemplo la recepción de mercancía, y fijar un tipo de cambio diferente. Esto puede ocurrir por que si bien el tipo de cambio del día fuese 16.00 por dólar, esa recepción en particular se recibió en 15.80. Entonces el usuario podría fijar un tipo de cambio diferente. Al hacerlo, se despliega el siguiente mensaje.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.
Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Aqui es en dónde existe un riesgo. Si el usuario presiona aceptar, entonces el tipo de cambio de todo el sistema para esa fecha se fijará con el valor ingresado. Y como la opción más atractiva casi siempre es aceptar, entonces es muy probable que lo acepte sin leer el mensaje generando un problema contable.

como evitar que esto suceda.

Para evitar que esto ocurra, necesitamos modificar la configuración de Netsuite. Básicamente tenemos que habilitar la actualización automática del tipo de cambio para toda la compañía y desactivar la función a nivel de moneda. Aqui en dónde se hace eso en el sistema:

Preferencia de moneda en tipo de cambio

Y luego a nivel de la moneda desactivamos dicha actualización:

Actualizacion tipo de cambiomoneda

;Idealmente para automatizar aún más ese proceso, podemos genera una adecuación que actualice el tipo de cambio directamente del diario oficial de la federación, garantizando así que estamos realizando los registros contables correctamente. Ese es un servicio con el que IMR puede ayudar.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.