Compras con contrato en Netsuite.

ANTECEDENTES

Existen escenarios en dónde un proveedor puede ofrecer un precio preferente en una negociación de compra, si se alcanzan cierta cantidad o volumen de compra, entonces los precios de compra pueden ser menores y ese ajuste se debería de reflejar.

Anteriormente con Netsuite no era posible realizar esas transacciones y todo se restringía a un precio fijo y a administrar manualmente esos valores.

Ahora con la funcionalidad de contratos de compra de Netsuite, eso es mucho más sencillo de administrar.

CONTRATOS DE COMPRA CON NETSUITE.

La opción está disponible si se adquirió el módulo avanzado adicional. Se encuentra en Transacciones, compras, introducir contratos de compra.

Ya en la transacción, es posible establecer el contrato de compra con las fechas en que estará vigente. Es interesante que la fecha de expiración (para que los precios sean efectivos) puede ser la fecha de creación de la orden de compra o la fecha estimada de entrega. También resulta muy útil que tengamos acceso a un resumen del contrato en la parte derecha, así podremos monitorear como va el desarrollo del contrato

Contrato de compra con Netsuite
Contratos de compra con Netsuite

A nivel de cada línea, podemos establecer que artículos estarán administrador por el contrato. Lo interesante es que los precios se pueden fijar a nivel cada artículo y establecer si queremos acumular por línea, por orden de compra o por el total de ordenes de compra.

Linea de contrato de compra Netsuite
Linea de contrato de compra con Netsuite.
Compras por contrato y precios diferenciados
Precios diferenciados para compra en Netsuite con compras por contrato.

ASIGNACION DE CONTRATO A UNA ORDEN DE COMPRA.

Una vez que el contrato fue creado, estará disponible en el campo de cabecera al momento de crear una orden de compra. Así podremos relacionar un contrato con una orden de compra. También podremos asignar contratos diferentes a nivel de línea.

Netsuite Contrato de compras
Orden de compra con contrato de compra asignado en Netsuite.

 

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

ANTECEDENTES

En algunos escenarios de negocio, existen requerimientos que tienen que ver con la forma en la que se administran las ordenes de compra. Podemos tener un proveedor con el que acordamos realizar una compra global por todos los suministros del año (para obtener un precio preferente o economía de escala). Pero no queremos recibir todo el material al mismo tiempo, como lo hace una orden de compra tradicional.

Netsuite cuenta ya con la funcionalidad de Ordenes de compra abiertas o Blanket, que nos pueden ayudar a simplificar ese proceso.

COMO CREAR Y ADMINISTRAR UNA ORDEN DE COMPRA ABIERTA CON NETSUITE.

Para hacer esto, si tenemos la funcionalidad avanzada requerida por Netsuite, podemos encontrarla disponible en

Blanket Order con Netsuite.
Acceso a administración de ordenes de compra abiertas.

La opción nos permite crear una orden de compra, pero con la diferenciación que podemos hacer un calendario de entrega. En cada línea, es posible identificar como es que se desea calendarizar la entrega de ese material.

Blanket Order de Netsuite
Calendario de entrega de artículos en orden de compra abierta de Netsuite.

Como liberar la solicitud de orden de compra.

La entrega de las ordenes de compra puede ocurrir con la opción de crear pedidos para que sea al período de entrega o bien de forma manual. Es importante que este proceso solamente libera el material para que sea generada la orden de compra al proveedor.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias
Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.