Costeo de proyectos en NetSuite.

INTRODUCCIÓN

En ocasiones las empresas ejecutan proyectos de forma recurrente. Los proyectos pueden requerir diferentes indicadores, entre otros la rentabilidad de cada uno. Cada proyecto requiere medir los ingresos y egresos asociados. Si bien NetSuite cuenta con la contabilidad agrupada por proyecto, puede existir el requerimiento de ir más allá de la contabilidad y tener los costos asociados para cada uno con más detalle y no solamente dentro de la contabilidad.

NETSUITE JOB COSTING.

Mediante el módulo de Job Costing, NetSuite nos ofrece una alternativa adicional para tener el costo identificado por proyecto y agruparlo en Mano de Obra, gastos, consumos de proveedor y otros. Así no tendremos que ir a los estados financieros para identificar los resultados del proyecto.

jobcosting

Al contar con los registros financieros del proyecto, adicional a los registros contables, es posible modelar NetSuite Job Costing para que nos genere información adicional. Por ejemplo, puede ser que el proyecto tenga anticipos que no podemos considerar como ingresos todavía. O bien algunas provisiones de costos asociados a cada ingreso.

NetSuite Job Costing
Costeo de provisiones para proyecto

Este manejo es ideal para proyectos en dónde los ingresos no necesariamente corresponden con las fechas de los registros de los costos y esto a su vez genera inconsistencias en los estados financieros.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Importación de ajustes de inventario en NetSuite.

ANTECEDENTES

Normalmente al realizar el arranque del uso del sistema NetSuite, es muy común que se tenga que realizar un arranque de operaciones, se tenía que cargar los saldos de inventario.

Los saldos de inventario al arranque del sistema, se refieren a la cantidad de piezas que tenemos de un artículo, su valor unitario, su ubicación y otros datos relevantes.

Para poder subir los datos de inventario existían algunas alternativas.

COMO CARGAR LOS SALDOS.

Antes de 2016.2, los ajustes de inventario no eran una transacción valida para importar datos vía CSV.

A fin de poder cargar masivamente las existencias, se podía usar alternativamente la opción de hoja de trabajo de inventario.

Opción para cargar la hoja de trabajo de inventario.
Hoja de trabajo de inventario.

Esta opción permite cargar las existencias o ajustes por inventario físico, pero tiene el pequeño inconveniente que no soporta la carga de artículos por lote o artículos serializados.

Cuando por motivo de un arranque o de ajuste de inventario y existieran serializados o controlados por lote, no había más opción que cargar a mano las existencias o bien realizar un script que no resultaba muy amigable al usuario.

Pero a partir de 2016.2 NetSuite ha liberado la carga de ajustes directamente desde la opción de importar vía CSV.

A partir de 2016.2 es posible cargar ajustes de inventario.
Ajuste de inventario ya disponible para carga masiva.

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NetSuite y los cambios en Factura electrónica y CE por las reglas 2.7.1.32 y 28 de la Resolución MFV.

ANTECEDENTES

A partir del próximo 15 de julio de 2016 entrarán en vigor las nuevas disposiciones para la emisión de facturas electrónicas así como reglas aplicables para el registro de la contabilidad electrónica. Mediante las reglas 2.7.1.32 y 2.7.1.28, se establecen algunos cambios aplicables para que los comprobantes sigan teniendo validez así como para que los gastos amparados con esos comprobantes sean deducibles.

LOS CAMBIOS.

Los cambios a los que se refiere son básicamente tres:

  • Creación de un catalogo de unidades de medida. A cada unidad de medida decretada en NetSuite, se debe de agregar la que corresponda de acuerdo al SAT. Esta unidad de medida deberá de presentarse en los comprobantes emitidos.
  • Catalogo de métodos de pago en la factura electrónica. De acuerdo con el Anexo 20, ahora la factura electrónica debe de integrar un nuevo catalogo de métodos de pago.
  • Catalogo de métodos de pago para contabilidad electrónica. Este corresponde al Anexo 24 y si bien ya existía, presenta algunos cambios en la lista de métodos válidos.

Como tal, el bundle o paquete de IMR para la contabilidad y factura electrónica se a actualizado a fin de reflejar estas nuevas disposiciones. Aún que el paquete existe y se puede instalar con los clientes, el principal reto que se tiene es el reunir la información de cada cliente y proveedor respecto a las cuentas en dónde les pagamos o desde dónde nos pagan, ya que ese dato, al menos los últimos 4 dígitos, deberá de formar parte de los comprobantes.

Es posible encontrar más información sobre este cambio y su impacto en el documento anexo.

AVISO POR CAMBIOS EN LAS DISPOSICIONES FISCALES VIGENTES PARA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y FACTURA ELECTRÓNICA

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SuiteWorld 2016 The fast and the furious.

ANTECEDENTES

NetSuite es la empresa líder en soluciones ERP en la nube. Como tal, las soluciones funcionan únicamente mediante una conexión a internet. NetSuite, desde su primera versión en 1998, fue siempre concebida para correr en la nube. Y esto se nota en el desempeño. Muy adelante de intentar ingresar vía WEB usando VPNS o tener que instalar un software en el cliente. Solo ingresa a tu browser y listo.

Aún así, hay escenarios en dónde el desempeño puede ser mejorado. En ese contexto, se presentó en Mayo de 2016, la platica “The Fast and the furious..” orientada a incrementar el performance de NetSuite.

RECOMENDACIONES DE FAST AND THE FURIUS SUITE WORLD 2016.

Durante la sesión, se presentaron algunas recomendaciones adicionales, aquí un resumen:

Activar la preferencia de no crear notas del sistema al crear el registro. Esta preferencia evita que cada registro cree las notas del sistema al momento de crearse. Normalmente no se requieren, y si adicionan tiempo al guardado.

Notas del sistema.
Preferencias de notas del sistemas

Hacer de Performance Management una práctica. A lo que se refiere es que el seguimiento al performance de NetSuite debe de ocurrir ANTES de que sea un tema. Es decir, si tenemos una transacción crítica (como la facturación), es una buena práctica guardar registros de su desempeño para poder analizar su historial si es que se presenta alguna degradación.

Instalar Bundles con cuidado. NetSuite permite instalar nuevas funcionalidades con mucha facilidad. Solo basta buscar el paquete (bundle), instalarlo y con eso tendremos nueva funcionalidad. Eso normalmente es sencillo, pero es una buena práctica revisar el performance de transacciones críticas ANTES y DESPUES de cuando fue instalado el bundle. Es recomendable mantener un registro claro respecto a que bundles se han instalado, cuando, que impactos tuvieron en las transacciones más relevantes, etc.

Developer Account. NetSuite liberó ya el concepto de developer account. Esta puede adquirirse junto con un SandBox o bien por separado. Lo interesante de este ambiente es que copia toda la configuración del ambiente de producción en uno nuevo, pero sin datos. Con esto es posible probar scripts, configuraciones, etc y luego paquetizarlas (bundle) para llevarlas a producción. Si se va a instalar un bundle relevante en producción, es una buena práctica agregar la cuenta de developer y probar primero ahi.

Application Performance Management Ya habíamos presentado en este blog las aplicación de NetSuite relativo a está aplicación. Puedes encontrar información aquí. Esta aplicación de NetSuite permite visualizar en detalle los impactos y tiempos de cada transacción. Es una buena práctica revisar continuamente el desempeño, sobre todo antes y despúes de un nuevo bundle.  Un pequeño inconveniente que tiene el APP es que solo guarda historial por 30 días, pero es posible exportar a CSV los resultados y mantener un historial afuera de NetSuite.

Seguir un proceso. Cuando se hace monitoreo del desempeño de la herramienta, es una buena práctica seguir un proceso que al menos tenga las siguientes etapas:Descubrimiento y monitoreo, Mantener un historial, aislar el problema, buscar la raíz y causas, reparar y resolver.

APM para SuiteCommerce. El desempeño de NetSuite SuiteCommerce es algo relevante. Según cálculos de los analistas, cada segundo de retraso en el performance de una página de comercio electrónico puede significar una baja en las ventas. Por esa razón, a partir de 2016.2, NetSuite anunció que pondrá disponible el APM para SuiteCommerce.

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Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

ANTECEDENTES

En algunos escenarios de negocio, existen requerimientos que tienen que ver con la forma en la que se administran las ordenes de compra. Podemos tener un proveedor con el que acordamos realizar una compra global por todos los suministros del año (para obtener un precio preferente o economía de escala). Pero no queremos recibir todo el material al mismo tiempo, como lo hace una orden de compra tradicional.

Netsuite cuenta ya con la funcionalidad de Ordenes de compra abiertas o Blanket, que nos pueden ayudar a simplificar ese proceso.

COMO CREAR Y ADMINISTRAR UNA ORDEN DE COMPRA ABIERTA CON NETSUITE.

Para hacer esto, si tenemos la funcionalidad avanzada requerida por Netsuite, podemos encontrarla disponible en

Blanket Order con Netsuite.
Acceso a administración de ordenes de compra abiertas.

La opción nos permite crear una orden de compra, pero con la diferenciación que podemos hacer un calendario de entrega. En cada línea, es posible identificar como es que se desea calendarizar la entrega de ese material.

Blanket Order de Netsuite
Calendario de entrega de artículos en orden de compra abierta de Netsuite.

Como liberar la solicitud de orden de compra.

La entrega de las ordenes de compra puede ocurrir con la opción de crear pedidos para que sea al período de entrega o bien de forma manual. Es importante que este proceso solamente libera el material para que sea generada la orden de compra al proveedor.

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Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias
Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

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Crear período contable de ajuste

Antecedentes

En mi anterior post publique sobre cómo crear periodos contables y fiscales para todo el año (en este caso 2016), pero ¿y si olvide marcar la casilla del periodo de ajuste?. No hay problema alguno, simplemente creamos un periodo base (de ajuste) a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Periodo base”
  3. Introducir los datos solicitados
    1. NOMBRE DEL PERÍODO: a escoger (Libre albedrío).
    2. FECHA DE INICIO: ingresar 31/12/YYYY
    3. FECHA DE FINALIZACIÓN: ingresar 31/12/YYYY
    4. PERMITIR CAMBIOS NO REGISTRADOS EN EL LM: dejar tal cual está (desmarcado).
    5. SUBPERÍODO DE: seleccionar FY YYYY
    6. EL PERÍODO ES AJUSTE: marcar
      • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Hacer click en “Guardar”.

Nota: YYYY es el formato del año, por ejemplo FY YYYY sería FY 2016

¿Cómo podemos ayudar?

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