Costeo de proyectos en NetSuite.

INTRODUCCIÓN

En ocasiones las empresas ejecutan proyectos de forma recurrente. Los proyectos pueden requerir diferentes indicadores, entre otros la rentabilidad de cada uno. Cada proyecto requiere medir los ingresos y egresos asociados. Si bien NetSuite cuenta con la contabilidad agrupada por proyecto, puede existir el requerimiento de ir más allá de la contabilidad y tener los costos asociados para cada uno con más detalle y no solamente dentro de la contabilidad.

NETSUITE JOB COSTING.

Mediante el módulo de Job Costing, NetSuite nos ofrece una alternativa adicional para tener el costo identificado por proyecto y agruparlo en Mano de Obra, gastos, consumos de proveedor y otros. Así no tendremos que ir a los estados financieros para identificar los resultados del proyecto.

jobcosting

Al contar con los registros financieros del proyecto, adicional a los registros contables, es posible modelar NetSuite Job Costing para que nos genere información adicional. Por ejemplo, puede ser que el proyecto tenga anticipos que no podemos considerar como ingresos todavía. O bien algunas provisiones de costos asociados a cada ingreso.

NetSuite Job Costing
Costeo de provisiones para proyecto

Este manejo es ideal para proyectos en dónde los ingresos no necesariamente corresponden con las fechas de los registros de los costos y esto a su vez genera inconsistencias en los estados financieros.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Cierre Rápido de Períodos Contables en NetSuite.

INTRODUCCIÓN

La versión NetSuite 2016.2 incluye una nueva  preferencia “Cierre rápido”. Esta preferencia permite ahorrar tiempo cuando ha reabierto uno o más periodos contables cerrados para realizar una modificación y se quieren cerrar nuevamente. Con Cierre rápido, NetSuite marca todas las tareas como completadas en todos los periodos de contabilidad reabiertos para cerrarlos uno a uno. Esto también resulta útil cuando prefiere un método de un solo clic para cerrar los periodos contables.

CIERRE RÁPIDO

Si su rol de usuario tiene los permisos de Configuración de contabilidad y Gestión de cierre de periodos, y desea utilizar Cierre rápido, debe activar la preferencia de Permitir Cierre rápido de periodos contables en Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad. En la sub ficha General, bajo la sección de Libro mayor general, compruebe la casilla Permitir Cierre rápido de periodos de contabilidad y, después, guárdelo. Esta preferencia no aparece en roles de usuario que no tengan el permiso de Gestión de cierre de periodos.

Una vez que este habilitada esta función al ingresar a la sección para administrar los períodos contables, aparecerá un nuevo botón “Cerrar múltiples períodos”. Hay que dar clic en dicho botón y se desplegará una ventana en la cual se tienen que definir el período que se cerrará y todos los periodos anteriores al seleccionado.

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¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Cambios en Funsionar Cuentas

Antes de 2016.2, cuando se fusionan las cuentas bancarias o tarjetas de crédito el proceso de fusión elimina el historial  de transacción de la cuenta a fusionar (fuente). Sin embargo, se podría, conservar manualmente el historial de transacciones en la  cuenta a fusionar (fuente) antes de realizar la fusión. Para conservar el historial de transacciones, se des concilian las transacciones conciliadas en el registro de la cuenta a fusión (fuente). Después de la fusión, se vuelve a reconciliar las transacciones en el registro de la cuenta con la cual se va a fusionar (objetivo).

En 2016.2, cuando se fusionan cuentas bancarias o tarjetas de crédito el proceso de fusión automáticamente des concilia las transacciones conciliadas desde la cuenta que se quiere fusiona (fuente). Después de la fusión, se puede volver a conciliar la transacciones en el registro de la cuenta con la cual se va a fusionar (objetivo).

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NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

NetSuite y los cambios en Factura electrónica y CE por las reglas 2.7.1.32 y 28 de la Resolución MFV.

ANTECEDENTES

A partir del próximo 15 de julio de 2016 entrarán en vigor las nuevas disposiciones para la emisión de facturas electrónicas así como reglas aplicables para el registro de la contabilidad electrónica. Mediante las reglas 2.7.1.32 y 2.7.1.28, se establecen algunos cambios aplicables para que los comprobantes sigan teniendo validez así como para que los gastos amparados con esos comprobantes sean deducibles.

LOS CAMBIOS.

Los cambios a los que se refiere son básicamente tres:

  • Creación de un catalogo de unidades de medida. A cada unidad de medida decretada en NetSuite, se debe de agregar la que corresponda de acuerdo al SAT. Esta unidad de medida deberá de presentarse en los comprobantes emitidos.
  • Catalogo de métodos de pago en la factura electrónica. De acuerdo con el Anexo 20, ahora la factura electrónica debe de integrar un nuevo catalogo de métodos de pago.
  • Catalogo de métodos de pago para contabilidad electrónica. Este corresponde al Anexo 24 y si bien ya existía, presenta algunos cambios en la lista de métodos válidos.

Como tal, el bundle o paquete de IMR para la contabilidad y factura electrónica se a actualizado a fin de reflejar estas nuevas disposiciones. Aún que el paquete existe y se puede instalar con los clientes, el principal reto que se tiene es el reunir la información de cada cliente y proveedor respecto a las cuentas en dónde les pagamos o desde dónde nos pagan, ya que ese dato, al menos los últimos 4 dígitos, deberá de formar parte de los comprobantes.

Es posible encontrar más información sobre este cambio y su impacto en el documento anexo.

AVISO POR CAMBIOS EN LAS DISPOSICIONES FISCALES VIGENTES PARA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y FACTURA ELECTRÓNICA

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Evitar que el tipo de cambio actualice toda la contabilidad en Netsuite.

ANTECEDENTES

Netsuite es una herramienta global que permite el manejo de múltiples monedas. Utiliza una monda base contra la cual podemos registrar un tipo de cambio y que las transacciones en moneda extranjera se reflejen adecuadamente. El tipo de cambio se puede modificar por transacción y esto es realmente útil, pero si no se configura adecuadamente, el tipo de cambio utilizado en una transacción se puede fijar como tipo de cambio para ese día para toda la contabilidad generando severas inconsistencias en la información. En términos contable, realizaría una actualización de transacciones con el tipo de cambio incorrecto.

¿cuando se presenta el mensaje?

El mensaje ocurre al momento de realizar una transacción, por ejemplo la recepción de mercancía, y fijar un tipo de cambio diferente. Esto puede ocurrir por que si bien el tipo de cambio del día fuese 16.00 por dólar, esa recepción en particular se recibió en 15.80. Entonces el usuario podría fijar un tipo de cambio diferente. Al hacerlo, se despliega el siguiente mensaje.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.
Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Aqui es en dónde existe un riesgo. Si el usuario presiona aceptar, entonces el tipo de cambio de todo el sistema para esa fecha se fijará con el valor ingresado. Y como la opción más atractiva casi siempre es aceptar, entonces es muy probable que lo acepte sin leer el mensaje generando un problema contable.

como evitar que esto suceda.

Para evitar que esto ocurra, necesitamos modificar la configuración de Netsuite. Básicamente tenemos que habilitar la actualización automática del tipo de cambio para toda la compañía y desactivar la función a nivel de moneda. Aqui en dónde se hace eso en el sistema:

Preferencia de moneda en tipo de cambio

Y luego a nivel de la moneda desactivamos dicha actualización:

Actualizacion tipo de cambiomoneda

;Idealmente para automatizar aún más ese proceso, podemos genera una adecuación que actualice el tipo de cambio directamente del diario oficial de la federación, garantizando así que estamos realizando los registros contables correctamente. Ese es un servicio con el que IMR puede ayudar.

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ELIMINACIÓN DE CUENTAS

ANTECEDENTES

En algunos escenario por cambios en la organización o simplemente por ajustes realizados por el área de Finanzas (Contabilidad) se requiere hacer ajustes en el plan de cuentas por lo que se puede personalizar su plan de cuentas para que sea más fácil de usar ó puede hacer esto mediante la eliminación de las cuentas que nunca se usan o inactivando cuentas que no se están utilizando actualmente.

 

Para eliminar o desactivar las cuentas:

  1. Vaya a Configuración > Contabilidad > Plan de cuentas.
  2. Seleccione la casilla Mostrar inactivos. Su plan de cuentas se actualiza y se agregan una columna Inactivo y una columna Eliminar.
  3. Para las cuentas que desea eliminar o desactivar, seleccione las casillas en las columnas correspondientes.Las cuentas que tienen la palabra No en la columna Eliminar no se pueden eliminar de su plan de cuentas.
  4. Haga clic en Enviar.

IMPORTANTE:  Si recibe una advertencia de que una cuenta no se puede eliminar porque está asociada a una transacción o entidad secundaria, es necesario eliminar todas las transacciones asociadas a la cuenta antes de eliminarla. Puede hacer una búsqueda de transacciones filtrada por la cuenta para revisar las transacciones asociadas. Si no puede eliminar estas transacciones, puede marcar la cuenta como inactiva en lugar de eliminarla.

Muchas cuentas no se pueden eliminar. Puede eliminar una cuenta si no hay actividad en ella y si la cuenta no es obligatoria en NetSuite. Por ejemplo, la cuenta Órdenes de venta sin contabilización no se puede eliminar ya que NetSuite utiliza esta cuenta para las órdenes de ventas. Además, algunas cuentas no se pueden eliminar ya que son obligatorias para la generación de informes. Los informes están codificados con estas cuentas, por lo que NetSuite no permite a los usuarios eliminarlas, solo pueden desactivarlas.

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CONTABILIDAD ELECTRONICA: BANCO EMISOR EXTRANJERO

ANTECEDENTES

Dentro de la contabilidad electrónica cuando se trata relacionar el detalle de los cheques/transferencias hacia proveedores extranjeros para los cuales se vuelve obligatorio/requerido tanto Banco Emisor Nacional y Banco Emisor Extranjero. En el caso para Banco Emisor Nacional existe un catalogo definido por SAT y para el Banco Emisor Extranjero poder expresar el nombre.

¿como definir banco emisor?

Cuando se trata de un proveedor extranjero cuando mayormente se utilizara el campo Banco Emisor Extranjero, primeramente se puede seleccionar en el campo Banco Emisor Nacional el valor 999 N/A que es valido y cumple con el requisito de ser requerido para poder registrar el nombre del banco extranjero en el campo Banco Emisor Extranjero.

BancoEmisorExtranjero

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