Solicitud de Viáticos Empleados

Antecedentes

Para toda organización es indispensable el manejo de los gastos asociados a viajes u otros gastos diversos que pueden realizar los empleados y para ello Netsuite cuenta con la opción de generar los informes de gastos por empleado lo que nos permite registrar los gastos una vez ejecutados. Pero para algunas organizaciones por proceso primeramente se tiene que realizar una solicitud de gastos (principalmente de viajes) y realizar un flujo de aprobación para poder generar una transferencia o cheque al empleado.

¿Como crear una solicitud de viaticos?

Para la solicitud de viáticos se puede administrar con dos registros personalizados; uno que contiene la información general de la solicitud, como el nombre del empleado, las fechas del viaje, motivo del viaje etc, y otro registro de nivel inferior que controla el detalle de los gastos, como son la fecha, concepto e importe.

Con esto el usuario puede capturar su información y definir un workflow que permite realizar las aprobaciones de la solicitud de viáticos. De ser necesario una impresión de la solicitud mediante un script se puede crear un formato PDF customizable.

solicitud_viaticosCon esto el usuario puede capturar su información y definir un workflow que permite realizar las aprobaciones de la solicitud de viáticos. De ser necesario una impresión de la solicitud mediante un script se puede crear un formato PDF customizable.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Limitar acceso a campos personalizados

Antecedentes

Es común que en NetSuite se requiera limitar el acceso a ciertos campos, generalmente se opta por crear un formulario, sin embargo puede llegar un momento en el que acabamos con una gran cantidad de formularios que a larga harán dif’icil el continuo mantenimiento y/o personalización.

Esto nos sucedió con un cliente, que en el mismo departamento tenia al menos 3 niveles jerárquicos (a mayor nivel, mayor la información disponible), entonces partieron de 3 formularios, luego conforme las necesidades fueron cambiando, se añadieron más campos, más limitantes y por ende más formularios.

¿Cómo limitar los campos personalizados?

En la pestaña “Acceso” en la creación/edición de campos personalizados podemos definir que rol, departamento, y subsidiaria pueden acceder (así como el tipo de acceso: ninguno, ver o editar)  al campo, de esta forma se puede añadir campos y definir su acceso sin necesidad de crear múltiples formularios para el mismo registro.

Ejemplo practico: el gerente de compras puede editar el contrato de un proveedor y un asesor de compras solamente puede verlo (se asume que el contrato es un archivo).

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Proteger transacciones

Antecedentes

Es común que en NetSuite se requiera proteger las transacciones de cambios no deseados, de manera nativa NetSuite solo permite dicho acción al cerrar el periodo contable, sin embargo hay ocasiones en las que no es posible cerrar el periodo, por ejemplo cuando una factura o nota de crédito fue timbrada, no es operativamente correcto cerrar todo el periodo contable sólo por este tipo de transacciones (recordemos que el periodo contable bloquea absolutamente todas las transacciones).

¿Cómo proteger las transacciones?

Los WorkFlows tienen una acción llamada Bloquear registro la cual nos permite (como su nombre lo indica) bloquear registros (desde nativos hasta personalizados), rechazando cualquier intento de modificación al registro.

Antes
Captura de pantalla de 2015-02-20 15:11:55

Después
Captura de pantalla de 2015-02-20 15:16:35

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.