Libro mayor de inventario (Stock Leder).WOW¡

ANTECEDENTES

Antes de la versión 2016.1, el análisis de inventario podría tomar varios reportes y consultas simultáneas y separadas. Es decir, si quisiéramos conocer como se ha movido un artículo de inventario, a que costo, que entradas hubo en un periodo, etc, resultaba ser una información que no se obtenía de manera sencilla. En un intenso proyecto de implementación en 2008, dónde este tipo de información era requerida de manera consolidada, nos representó una serie de scripts, campos custom, llenar los campos custom y generar un informe que no siempre reflejaba los últimos datos. En aquella ocasión, para poder correr el reporte se necesitaba correr un proceso batch que actualizara ciertos campos dentro del catalogo de artículos (como cantidad vendida) y no necesariamente eran ni exactos ni se podían establecer filtros, como por ejemplo la ubicación.

LIBRO MAYOR DE INVENTARIOS (STOCK LEDGER).

Como una agradable sorpresa de la versión 2016.1 de Netsuite, encontramos el nuevo reporte de inventarios llamado Libro mayor de inventario o Stock Ledger report. Para describir este reporte, es muy válido utilizar las palabras WOW. Otra vez WOW. Lo que no hubiera dado por tener este reporte hace años¡.

¿En que consiste? Básicamente es un informe que nos permite conocer para un periodo dado, para un artículo (o varios), como se comportó en un periodo. Cuantos había, a que costos, cuantos compramos, cuantos se vendieron y cuanto quedó al final. Además, permite establecer filtros por ubicación, agrupar por bin, por clase, por departamento o por otros filtros personalizados.

Libro mayor de inventarios en Netsuite.
Reporte de Stock Ledger.
Stock Ledger report de Netsuite.
Libro mayor de inventario

 

Con esta información podemos identificar con más claridad la rotación de inventario, que artículos se están moviendo con mayor velocidad, inventario estancado, rotación por tienda, por ubicación. Simplemente excelente.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

ANTECEDENTES

En algunos escenarios de negocio, existen requerimientos que tienen que ver con la forma en la que se administran las ordenes de compra. Podemos tener un proveedor con el que acordamos realizar una compra global por todos los suministros del año (para obtener un precio preferente o economía de escala). Pero no queremos recibir todo el material al mismo tiempo, como lo hace una orden de compra tradicional.

Netsuite cuenta ya con la funcionalidad de Ordenes de compra abiertas o Blanket, que nos pueden ayudar a simplificar ese proceso.

COMO CREAR Y ADMINISTRAR UNA ORDEN DE COMPRA ABIERTA CON NETSUITE.

Para hacer esto, si tenemos la funcionalidad avanzada requerida por Netsuite, podemos encontrarla disponible en

Blanket Order con Netsuite.
Acceso a administración de ordenes de compra abiertas.

La opción nos permite crear una orden de compra, pero con la diferenciación que podemos hacer un calendario de entrega. En cada línea, es posible identificar como es que se desea calendarizar la entrega de ese material.

Blanket Order de Netsuite
Calendario de entrega de artículos en orden de compra abierta de Netsuite.

Como liberar la solicitud de orden de compra.

La entrega de las ordenes de compra puede ocurrir con la opción de crear pedidos para que sea al período de entrega o bien de forma manual. Es importante que este proceso solamente libera el material para que sea generada la orden de compra al proveedor.

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Lista de Verificación de Estado de Mercancía

ANTECEDENTES

Uno de los procesos comunes en almacén es la recepción de mercancía y complementario a ello es validar las cantidades recibidas así como la calidad en la que llega el embalaje o estado de las cajas o bultos, para asegurar que no haya llegado en mal estado. Por lo que una buena practica es poder proporcionar esta información en el registro de recepción de orden de compra, y poder notificar al responsable de Almacén o algún recurso que se desee para poder tomar decisiones de una devolución o transferir a algún almacén de No Conformidad.

¿ COMO REALIZAR LA LISTA DE VERIFICACIÓN?

Es bien conocido que podemos personalizar los formularios de las transacciones y para ello, vamos a la transacción Recibo de artículo y en la opción Personalizar (ubicada en la parte superior derecha de la pantalla) seleccionamos Nuevo campo de contenido, para agregar cada uno de los campos que deseemos de nuestra lista de verificación. Finalmente podemos crear un flujo de trabajo que nos permite mandar una notificación via correo electrónico cuando alguno de los campos anteriormente mencionados contenga alguna casilla de verificación que sea marcada o que una opción de una lista/registro sea seleccionada.

recibo_compras

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CONSIGNACIÓN DE MATERIAL DE CLIENTE

Antecedentes

Es frecuente tener el escenario donde el cliente nos solicita mensualmente o periódicamente mercancía sobre demanda por lo que se debe contemplar siempre tener una existencia (stock) en las instalaciones del cliente. Conforme se va consumiendo el material y se va resurtiendo pues se va facturando el mismo.

¿Como crear una consignación de material?

En este caso existen varias posibilidades para poder realizar este procedimiento pero en este caso mencionaremos una basada en las mejores practicas, de acuerdo a la funcionalidad que nos permite el sistema:

1-. Primeramente se tiene que crear una cotización/estimación, es importante que el material que se va mandar a consignación debe haber existencia (en caso contrario primeramente manualmente se transfiere inventario a la ubicación de la cual se generar la cotización).

IMPORTANTE: Dentro de la cotización se crea un campo llamado “Ubicación de Consignación” donde se tiene que indicar la ubicación de Consignación y/o si se requiere la sub-ubicación del cliente dependiendo que detalle se desea controlar. Previamente esta ubicación/sub-ubicación o deposito debe estar creado y que sea “No disponible para venta”

2.- Una vez creada la cotización mediante un botón de Transferencia. Permite crear la transferencia de manera automática de la mercancía existente y transferirla a la ubicación de consignación indicada. Este proceso es mediante la generación de un script. 

3.- Una vez guardada la Transferencia aparece el botón Imprimir Remisión. Que nos permite crear un formato PDF de “salida” de mercancía.

4.- Una vez que se requiera facturar, se tiene que realizar una Transferencia de Inventario para regresar la mercancía. Este proceso se puede realizar manualmente o puede semi-automatizarse para que mediante un script se cree la transacción transferencia de inventario pero sin guardar, para que el usuario ajuste la cantidad o lineas que realmente se transferirán para facturar.

5.- Desde la estimación esta el botón de Factura de Cliente donde se puede facturar directamente y con ello también descuenta de inventario (esto tiene que ser lo mas pronto posible a la transferencia para garantizar la existencia. 

NOTA: El proceso de facturación se tiene que realizar lo antes posible a realizar la transferencia de inventario para regresar la mercancía a la ubicación disponible.

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Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

Antecedentes

En algunos escenarios de clientes, es común que tengan requerimientos de colocar ordenes de compra abiertas. Esta funcionalidad no estaba disponible en Netsuite y fue liberada recientemente.

La orden de compra abierta es una buena idea cuando se tienen acuerdo con los proveedores para realizar suministros durante un periodo de tiempo. El tener una orden de compra abierta puede ayudar a tener mejores condiciones de compra con el proveedor. Por ejemplo, si sabemos que en el año vamos a comprar 300 toneladas de un artículo en diferentes momentos, es mejor hacer una sola orden de compra por el total y obtener mejores condiciones, a ir creando ordenes de compra parciales con precios probablemente más altos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

La funcionalidad disponible ahora en Netsuite, permite crear las ordenes de compra abiertas, como un registro adicional. Posteriormente se pueden establecer las reglas para liberar ordenes de compra sobre la orden de compra abierta.

Orden de compra abierta con Netsuite
Orden de compra abierta

Lo interesante en la orden de compra abierta es el cómo es que se va a liberar la solicitud a proveedor. Aqui podemos elegir un calendario manual, o bien adaptarnos al proceso de planeación de la demanda para que se libere en automático. O bien liberar manualmente si es requerido.

Calendario Orden de compra abierta

Con la orden liberada, se genera una nueva orden de compra asociada a la orden de compra abierta. Como registro individual, o en conjunto con la orden abierta, se pueden asociar flujos de aprobación y de trabajo lo que resulta en una solución muy funcional para el manejo completo de ordenes de compra abierta.

¿Cómo podemos ayudar?

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Detalle de Actividad de Inventario

Las empresas en las que hay un flujo de artículos, es decir, compras y ventas constantes, necesitan estar revisando el status del inventario para saber cuanto tiene en existencia. Pero, a veces es necesario ver como se ha hecho el proceso completo de compra/venta, cuanto se vendió, cuanto se compró e incluso cuanto se movió de ubicación según sea el caso. En NetSuite se pueden revisar todos estos datos en un solo lugar.

¿EN donde puedo consultar esta información?

Para ver a detalle las compras, ventas, traslados y demás transacciones realizadas en el sistema y su afectación en el inventario se tiene acceder al siguiente informe:

Informes > Inventario/Artículos > Detalle de actividad de inventario

Ahí podemos revisar los movimientos de artículos en base a un periodo de tiempo definido y que puede personalizarse si así se requiere.

Como accesar al Informe
Ruta de acceso al informe
Informe de detalle de actividad de inventario
Informe de detalle de actividad de inventario

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Los ajustes de inventario en Netsuite y el efecto contable.

ANTECEDENTES

Al realizar ajustes de inventarios en Netsuite, se puede elegir libremente el impacto contable de la transacción. A diferencia de las transacciones de factura, surtido de mercancía, etc, en dónde las cuentas están predefinidas normalmente por el contador, en los ajustes de inventario se eligen libremente generando el riesgo que los usuarios afecten a la contabilidad de manera indebida.

ajustes de inventario.

Los ajustes de inventario, pueden tener múltiples usos y razones de existir. Puede ser que tengamos un faltante. Puede ser que ese faltante lo tengamos que cargar a un empleado para su descuento. Puede ser que tengamos un consumo no planeado que no puede asignarse a una orden, etc.

Tenemos una transacción que puede asociarse a diferentes razones. Sin embargo, de manera nativa, Netsuite requiere elegir una cuenta:

Ajuste de inventario Netsuite
Ajuste de inventario Netsuite

Para solucionar no es suficiente modificar el formulario, ya que la elección de la cuenta es obligatorio. Mediante la creación de un pequeño flujo y personalización, podemos establecer causas predefinidas de ajuste (asociando cada causa a una cuenta contable) para de esta manera limitar los impactos en contabilidad.

Ajuste de inventario con códigos de razón

 

 

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