5 razones para que una PYME invierta en un software ERP

Tener una visión integrada de la administración del negocio es un factor decisivo para que las Pymes se vuelvan competitivas en su mercado de actuación. En este aspecto, las pequeñas y medianas empresas mexicanas tienen un papel fundamental en la economía del país.

Por su importancia para la economía y para el mercado, es imprescindible que este tipo de empresas sobrevivan, inclusive, en tiempos de inestabilidad económica. Para eso, deben tomarse algunos cuidados, entre ellos el control en la gestión y administración del negocio.

 

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Importación de ajustes de inventario en NetSuite.

ANTECEDENTES

Normalmente al realizar el arranque del uso del sistema NetSuite, es muy común que se tenga que realizar un arranque de operaciones, se tenía que cargar los saldos de inventario.

Los saldos de inventario al arranque del sistema, se refieren a la cantidad de piezas que tenemos de un artículo, su valor unitario, su ubicación y otros datos relevantes.

Para poder subir los datos de inventario existían algunas alternativas.

COMO CARGAR LOS SALDOS.

Antes de 2016.2, los ajustes de inventario no eran una transacción valida para importar datos vía CSV.

A fin de poder cargar masivamente las existencias, se podía usar alternativamente la opción de hoja de trabajo de inventario.

Opción para cargar la hoja de trabajo de inventario.
Hoja de trabajo de inventario.

Esta opción permite cargar las existencias o ajustes por inventario físico, pero tiene el pequeño inconveniente que no soporta la carga de artículos por lote o artículos serializados.

Cuando por motivo de un arranque o de ajuste de inventario y existieran serializados o controlados por lote, no había más opción que cargar a mano las existencias o bien realizar un script que no resultaba muy amigable al usuario.

Pero a partir de 2016.2 NetSuite ha liberado la carga de ajustes directamente desde la opción de importar vía CSV.

A partir de 2016.2 es posible cargar ajustes de inventario.
Ajuste de inventario ya disponible para carga masiva.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Nueva URL Para La Vista Previa de Nueva Versión

Para los clientes con cuentas de producción alojados en centros de datos de América del Norte, el URL para acceder a la vista previa de la nueva versión ha cambiado.

Para ingresar al ambiente vista previa 2016.2  vaya a https://system.beta.netsuite.com. En versiones anteriores, la URL incluida “na1”.

Para obtener información sobre cuándo estará disponible su ambiente de vista previa, este al pendiente del panel de notificaciones “Nueva Edición“, donde se indicara la fecha en que estará disponible y los días restantes para la misma.

2016.2

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Crear período contable de ajuste

Antecedentes

En mi anterior post publique sobre cómo crear periodos contables y fiscales para todo el año (en este caso 2016), pero ¿y si olvide marcar la casilla del periodo de ajuste?. No hay problema alguno, simplemente creamos un periodo base (de ajuste) a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Periodo base”
  3. Introducir los datos solicitados
    1. NOMBRE DEL PERÍODO: a escoger (Libre albedrío).
    2. FECHA DE INICIO: ingresar 31/12/YYYY
    3. FECHA DE FINALIZACIÓN: ingresar 31/12/YYYY
    4. PERMITIR CAMBIOS NO REGISTRADOS EN EL LM: dejar tal cual está (desmarcado).
    5. SUBPERÍODO DE: seleccionar FY YYYY
    6. EL PERÍODO ES AJUSTE: marcar
      • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Hacer click en “Guardar”.

Nota: YYYY es el formato del año, por ejemplo FY YYYY sería FY 2016

¿Cómo podemos ayudar?

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Año nuevo, periodo contable nuevo

Antecedentes

Una de las muchas actividades que trae el “año nuevo” (empresarialmente hablando) es la creación de los periodos contables y fiscales, una tarea sumamente sencilla pero de vital importancia, ya que sin ella es imposible realizar transacciones en NetSuite, a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Establecer todo el año”
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Marcar la casilla de verificación ” PERÍODO DE AJUSTE DE CIERRE DE AÑO EN UN DÍA”
    • Esta opción es de vital importancia ya que nos sirve para crear el período 13 o período de ajuste, indispensable en la Contabilidad Electrónica.
  5. Hacer click en “Guardar”.

Al final tendremos lo siguiente:

Periodo contable 2016
Periodo contable 2016

¿Cómo crear el período fiscal?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos fiscales
  2. Click en el botón “Establecer todo el año”
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-24-47
  4. Hacer click en “Guardar”.

Al final tendremos lo siguiente:

Captura de pantalla de 2016-01-07 16-23-49
Periodo fiscal 2016

¿Cómo podemos ayudar?

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Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

Antecedentes

En algunos escenarios de clientes, es común que tengan requerimientos de colocar ordenes de compra abiertas. Esta funcionalidad no estaba disponible en Netsuite y fue liberada recientemente.

La orden de compra abierta es una buena idea cuando se tienen acuerdo con los proveedores para realizar suministros durante un periodo de tiempo. El tener una orden de compra abierta puede ayudar a tener mejores condiciones de compra con el proveedor. Por ejemplo, si sabemos que en el año vamos a comprar 300 toneladas de un artículo en diferentes momentos, es mejor hacer una sola orden de compra por el total y obtener mejores condiciones, a ir creando ordenes de compra parciales con precios probablemente más altos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

La funcionalidad disponible ahora en Netsuite, permite crear las ordenes de compra abiertas, como un registro adicional. Posteriormente se pueden establecer las reglas para liberar ordenes de compra sobre la orden de compra abierta.

Orden de compra abierta con Netsuite
Orden de compra abierta

Lo interesante en la orden de compra abierta es el cómo es que se va a liberar la solicitud a proveedor. Aqui podemos elegir un calendario manual, o bien adaptarnos al proceso de planeación de la demanda para que se libere en automático. O bien liberar manualmente si es requerido.

Calendario Orden de compra abierta

Con la orden liberada, se genera una nueva orden de compra asociada a la orden de compra abierta. Como registro individual, o en conjunto con la orden abierta, se pueden asociar flujos de aprobación y de trabajo lo que resulta en una solución muy funcional para el manejo completo de ordenes de compra abierta.

¿Cómo podemos ayudar?

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Permisos del Plan de Cuentas

ANTECEDENTES

Comúnmente, quien tiene completo acceso a la lista de cuentas contables es el contador. Por otro lado, los empleados del área de Cuentas por Pagar y el área de Cuentas por Cobrar también tienen acceso a este catálogo aunque solo deben utilizar las cuentas que se relacionan con el área en cuestión. NetSuite hace esta distinción en la configuración de los roles, es decir, quien tenga el rol de Cuentas por Pagar solo podrá observar el detalle de las cuentas de proveedores y quien tenga el rol de Cuentas por Cobrar solo las de clientes, por ejemplo. Aún así, hay ocasiones en que, por alguna razón, es necesario que uno de estos roles revise el detalle de una cuenta que no corresponde con sus permisos predeterminados.

¿Qué hacer para que un usuario pueda ver cuentas no relacionadas con su rol?

Para que un usuario pueda acceder al detalle de cuentas que no corresponden a los permisos predeterminados de su rol, es necesario otorgarle el(los) permiso(s) Registros de… que corresponda, por ejemplo Registros de cuentas a cobrar. El permiso es en base al tipo de cuentas a las que se quiere dar acceso, como lo son de activo fijo, de otros activos y de patrimonio.

Configuración de permisos de un rol
Configuración de permisos de un rol
Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.
Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.
Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados
Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados
Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados
Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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