Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias
Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Segmentos Personalizados con Netsuite 2015.2

ANTECEDENTES

Cuando una empresa requiere organizar la información de ventas, contabilidad, gastos, etc o de hecho cualquier transacción, Netsuite ofrece la alternativa de crear clases, ubicaciones y departamentos. Por ejemplo, si tenemos un gasto de mantenimiento de vehículo por $1,000.00, podemos asignarlo al departamento X y a la ubicación Y.

¿Y si no es suficiente?

Hay escenarios cuando por ejemplo, no necesitamos ciertas clases o departamentos en algunas transacciones. Si tenemos una venta que queremos agrupar por tipo de mercado, y la damos de alta como una clase (ejemplo: nacional, extranjero), esa opción va a aparecer como tal en todas las transacciones. En muchos casos esas opciones son de más y solo confunden al usuario. ¿No sería mejor que pudiéramos segmentar en dónde aplican ciertos tipos de clases y agrupadores?

CUSTOM SEGMENTS NETSUITE 2015.2

En la versión 2015.2 de Netsuite, es posible realizar esa segmentación diferenciada:

Segmentos
Segmentos de Contabilidad

Las ventajas más importantes respecto a las opciones disponibles son:

  • Que podemos agregar segmentos adicionales sin que necesariamente apliquen a todas las transacciones.
  • Que es posible combinar en reportes tanto los segmentos personalizados como las clases, departamentos y ubicaciones.
  • Podemos hacer que los segmentos personalizados se hereden de otros tipos de agrupadores.
  • Los segmentos (a diferencia de crear campos custom) vienen disponibles en los reportes para consultas más ágiles.

Si bien esta funcionalidad esta marcada como Beta, resulta muy interesante el poder configurarla en el ambiente ya que facilita la generación de reportes y minimiza el tener los campos de clase, departamento y ubicación, utilizados en todo el sistema para agrupaciones que solo aplican a algunas transacciones.

Segmentos por transacciones

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Borrado Masivo de Registros

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear las transacción que realizan cada una de las áreas de la empresa, al final todas esas transacciones deberán ser borradas, fácil, si, pero tedioso, más si hablamos de algunas 100 transacciones, existe una manera de automatizar/facilitar este proceso, un Script tipo actualización masiva.

¿Cómo borrar masivamente registros?

Simplemente hay que seguir estos pasos:

  1. Crear un Script tipo “Actualización masiva”.
  2. Utilizar el siguiente código fuente:
    • function DeleteRecord(recordType, recordId)
      {
          try
          {
              nlapiDeleteRecord(recordType, recordId);
          }
          catch(error)
          {
              //logica de manejo de errores.
          }
      }
      
  3. Implementar el Script en el tipo de registro a borrar.
  4. Ir a Listas > Actualización masiva > Actualizaciones masivas > Actualizaciones personalizadas
  5. Seleccionar el tipo de registro y el Script creado en el paso 1
  6. Introducir “criterios” y “resultados”
  7. Presionar el botón Vista previa
  8. Presionar el botón Ejecutar actualización
  9. Repetir los pasos 3 – 8 hasta completar el borrado de registros.

Nota: la solución arriba implementada funciona tanto en registros personalizados como en Nativos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Búsquedas Guardadas: Tipo de Cambio Consolidado

Antecedentes

Las búsquedas guardadas siempre arrojan los importes en la moneda base del sistema/subsidiaria, que usualmente es  pesos (MXN), sin embargo con un cliente de presencia internacional, la moneda base del sistema era dolares (USD) y la moneda base de la subsidiaria era pesos (MXN), lo que hacia que los resultados de la búsqueda “extraños”, esto se debe a la preferencia seleccionar en “TIPO DE CAMBIO CONSOLIDADO”, por default NetSuite usa “Por cuenta”, lo cual significa que utilizara el tipo de cambio consolidado entre la moneda base del sistema y la moneda base de la subsidiaria.

¿Cómo obtener resultados en la moneda base de la subsidiaria?

En la preferencia “TIPO DE CAMBIO CONSOLIDADO” debemos seleccionar “Ninguno”.

Citemos el ejemplo, tenemos una factura de cliente de $13,895.87 con un tipo de cambio 15.3235

Antes

antes_tipo_cambio_consolidado
Tipo de cambio consolidado: Por cuenta

Después

despues_tipo_cambio_consolidado
Tipo de cambio consolidado: Ninguno

Nota: esta preferencia funciona incluso para casos donde la moneda base del sistema y la de la subsidiaria es la misma.

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Detalle de Actividad de Inventario

Las empresas en las que hay un flujo de artículos, es decir, compras y ventas constantes, necesitan estar revisando el status del inventario para saber cuanto tiene en existencia. Pero, a veces es necesario ver como se ha hecho el proceso completo de compra/venta, cuanto se vendió, cuanto se compró e incluso cuanto se movió de ubicación según sea el caso. En NetSuite se pueden revisar todos estos datos en un solo lugar.

¿EN donde puedo consultar esta información?

Para ver a detalle las compras, ventas, traslados y demás transacciones realizadas en el sistema y su afectación en el inventario se tiene acceder al siguiente informe:

Informes > Inventario/Artículos > Detalle de actividad de inventario

Ahí podemos revisar los movimientos de artículos en base a un periodo de tiempo definido y que puede personalizarse si así se requiere.

Como accesar al Informe
Ruta de acceso al informe
Informe de detalle de actividad de inventario
Informe de detalle de actividad de inventario

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Búsquedas Guardadas: Guardar y Ejecutar

ANTECEDENTES

Al crear una búsqueda guardada, se requiere definir criterios, resultados, filtros, entro otros, pero siempre al final hay que guardarla para que exista en el sistema y podamos consultarla siempre que queramos. Sin embargo, al dar clic en el botón Guardar, NetSuite nos muestra la lista de búsqueda que se han creado en el sistema y no la vista con los resultados como algunos usuarios pudieran esperar ver.

¿Como ver los resultados de una busqueda inmediatamente despues de crearla?

Si al crear una búsqueda guardada se desea ver los resultados justo después de guardarla, lo que se tiene que hacer es posicionar el cursor en el botón Guardar y de la lista que se despliega dar clic en Guardar y ejecutar. Esto hará que NetSuite redireccione a la vista de resultados de la búsqueda automáticamente.

Clic en Guardar y ejecutar
Clic en Guardar y ejecutar

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Quick Fix: Error inesperado en listas

Antecedentes

En ocasiones los usuarios pueden experimentar un Error inesperado a la hora de visualizar listas (ya sea de transacciones o catálogos). Esto se debe a que NetSuite tiene una funcionalidad de permanencia, es decir, se usara la ultima lista utilizada, la cual puede lanzar un Error inesperado debido a un filtro incorrecto o una fórmula mal formada.

Solución

La solución consiste en cambiar a la lista predeterminada (según el tipo lista).

  1. Ir a la lista afectada.
  2. Esperar el Error inesperado
  3. En la URL, pegar inmediatamente después de netsuite.com
    • Transacciones:
      • /app/accounting/transactions/transactionlist.nl?searchtype=Transaction&searchid=-2100&Transaction_SUBSIDIARY=@ALL@&Transaction_NUMBERTEXT=&Transaction_NAME=&Transaction_TRANDATErange=ALL&Transaction_TRANDATEfrom=&Transaction_TRANDATEfromrel_formattedValue=&Transaction_TRANDATEfromrel=&Transaction_TRANDATEfromreltype=DAGO&Transaction_TRANDATEto=&Transaction_TRANDATEtorel_formattedValue=&Transaction_TRANDATEtorel=&Transaction_TRANDATEtoreltype=DAGO&Transaction_LISTSTATUS=ALL&style=NORMAL&Transaction_NUMBERTEXTtype=STARTSWITH&Transaction_TRANDATEmodi=WITHIN&Transaction_TRANDATE=ALL&report=&grid=&dle=T&sortcol=Transction_INTALID10_raw&sortdir=DESC&csv=HTML&OfficeXML=F&pdf=&size=50&quicksort=
    • Artículos:
      • /app/common/item/itemlist.nl?searchtype=Item&searchid=-404&Item_TYPE=@ALL@&style=NORMAL&report=&grid=&dle=&sortcol=Item_NAME_raw&sortdir=ASC&csv=HTML&OfficeXML=F&pdf=&size=50&showall=F&quicksort=

¿Como obtener la lista predeterminada?

  1. Entrar a la transacción, lista o registro personalizado deseado.
  2. Seleccionar la Lista predeterminada
  3. Copiar la URL
transactions_list
Lista predeterminada de transacciones
item_list
Lista predeterminada de artículos
records_list
Lista predeterminada de un registro personalizado.

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